ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION PARA URWICK

Urwick desdobla los elementos de la administración en siete funciones:

1. Investigación
2. Previsión
3. Planeamiento
4. Organización
5. Coordinación
6. Mando
7. Control 

 

 

 

 

      

Estos elementos o funciones constituyen la base de una buena organización, toda vez que una empresa no puede desarrollarse en torno a personas, sino a su organización.

Elementos de la administración para Gulick

Gulick propone siete elementos como las principales funciones deladministrador:

1. Planeamiento (planning): es la tarea de trazar las líneas generales de las cosas que deben ser hechas y los métodos para hacerlas, con el fin de alcanzar los objetivos de la empresa.
2. Organización (organizing): es el establecimiento de la estructura formal de autoridad, a través de la cual las subdivisiones de trabajo son integradas, definidas y coordinadas para el objetivo en cuestión.
3. Asesoría (staffing): prepara y entrena el personal y mantiene condiciones favorables de trabajo.
4. Dirección (directing): tarea contínua de tomar decisiones e incorporarlas en órdenes e instrucciones específicas y generales; funciona como líder en la empresa.
5. Coordinación (coordinating): establece relaciones entre las partes del trabajo.
6. Información (reporting): esfuerzo de mantener informados respecto a lo que pasa, aquellos ante quienes el jefe es responsable, esfuerzo que presupone naturalmente la existencia de registros, documentación, investigación e inspecciones.
7. Presupuestación (budgeting): función que incluye todo lo que se dice respecto a la elaboración, ejecución y fiscalización presupuestarias, el plan fiscal, la contabilidad y el control.       

 

 

 

 

 

 

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION

 

 

Para los autores clásicos no bastaba simplemente con enunciar los elementosde la administración, era necesario ir más allá, y establecer las condicionesy normas dentro de las cuales las funciones del administrador deberían seraplicada y desarrolladas. El administrador debe obedecer a ciertas normas oreglas de comportamiento que le permitan desempeñar bien sus funciones deplanear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. De allí los llamadosprincipios generales de la administración, desarrollados por casi todos losautores clásicos como normas y leyes capaces de resolver los problemasorganizacionales.

Principio de Administración para Urwick

Urwick fue un autor que procuró divulgar los puntos de vista de los autoresclásicos de su época. A continuación dichos principios:

 

1.Principio de la especialización: Cada persona debe realizar una solafunción en cuanto fuere posible, lo que determina una división especializadadel trabajo.

 

2.Principio de autoridad: debe haber una línea de autoridad claramentedefinida, conocida y reconocidas por todos desde la cima de la organizaciónhasta cada individuo de base.

 

3.Principio de Amplitud Administrativa: este principio destaca que cadasuperior debe tener cierto número de subordinados a su cargo, dicho númerodependerá del nivel del cargo y la naturaleza del mismo.

 

4.Principio de la diferenciación:los deberes, autoridad yresponsabilidad de cada cargo y sus relaciones con los otros cargos, deben serdefinidos por escrito y comunicadas a todos.

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS DE FAYOL

1. División de Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna línea de montaje.
2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal (Liderazgo).
3. Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.
4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.
5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona.
6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el interés de los empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la organización como un todo.
7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como para los patronos.
8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero también necesitan dar a sus subalternos autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de centralización en cada caso.
9. Jerarquía: La línea de autoridad en una organización representada hoy generalmente por cuadros y líneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.
10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición más adecuados para él.
11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos.
12. Estabilidad del personal: Una alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una organización.
13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aún cuando a veces se comentan errores.
14. Espíritu de equipo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido de unidad. Fayol recomendaba por ejemplo, el empleo de la comunicación verbal en lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible.

 

 

 

 

TEORIA DE LA ORGANIZACION

 

 

1.La administración como ciencia: todos los autores de la teoría clásicaafirman unánimemente que se debe estudiar y tratar la organización y la administración científicamente, sustituyendo el empirismo y la improvisación por técnicas científicas. Se pretende elaborar una ciencia de la administración.Fayol ya afirmaba la necesidad de una enseñanza organizada y metódica de laadministración, de carácter general para formar mejores administradores, apartir de sus aptitudes y cualidades personales. En su época, esa idea era unanovedad, su posición era la de que siendo la administración una ciencia comolas demás, su enseñanza en las escuelas y universidades era plenamente posibley necesaria.

 

2.Teoría de la organización: La teoría clásica concibe la organización como una estructura. La manera de concebir la estructura organizacional está bastante influenciada por las concepciones antiguas de organización (como la organización militar y la eclesiástica) tradicionales, rígidas y jerarquizadas. Para Fayol, la organización abarca solamente el establecimientode la estructura y de la forma, siendo por lo tanto, estática y limitada. Para Mooney, "la organización es la forma de toda asociación humana para la realización de un fin común. La técnica de la organización puede serdescrita como la técnica de correlacionar actividades específicas o funciones en un todo coordinado". Para Mooney, como para Fayol y Urwick, la organización militar es el modelo del comportamiento administrativo. Así la preocupación por la estructura y la forma de la organización marca la esencia de la teoría clásica.

 

 

 

TEORÍA CLÁSICA DE LA ADMINISTRACIÓN

En 1916 en Francia surgió la teoría clásica, la cual concibe la organizacióncomo un estructura. Al igual que la administración científica su objetivo esla búsqueda de la eficiencia de las organizaciones.

Para Fayol, los principales aspectos de la teoría son tratados en: la divisióndel trabajo, autoridad y responsabilidad, unidad de mando, unidad de dirección,centralización y jerarquía o cadena escalar.

OBRA DE FAYOL

Henri Fayol (1841 – 1925) nació en Constantinopla y falleció en parís,se gradúa de Ingeniero de Minas a los 19 años, hizo grandes aportes a losdiferentes niveles administrativos, considerado el padre de la Teoría Clásicade la Administración la cual nace de la necesidad de encontrar lineamientospara administrar organizaciones complejas, fue el primero en sistematizar elcomportamiento gerencial, establece catorce principios de la administración,dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que sedenominaron funciones básicas de la empresa, las cuales son:

1. Funciones Técnicas: Relacionadas con la producción de bienes o de servicios de la empresa.
2. Funciones Comerciales: Relacionadas con la compra,venta e intercambio.
3. Funciones Financieras: Relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.
4. Funciones de Seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los bienes de las personas.
5. Funciones Contables: Relacionadas con los inventarios, registros balances, costos y estadísticas.
6. Funciones Administrativas: Relacionadas con la integración de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, siempre encimade ellas.

Argumenta Fayol, que ninguna de las cinco funciones esenciales precedentestienen la tarea de formular el programa de acción general de la empresa, deconstituir su cuerpo social, de coordinar los esfuerzos y de armonizar losactos, esas atribuciones constituyen otra función, designada habitualmente conel nombre de administración.

Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el actode administrar como: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Las funciones administrativas engloban los elementos de la administración:

1. Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
2. Organizar: Construir tanto el organismo material como el social de la empresa.
3. Dirigir: Guiar y orientar al personal.
4. Coordinar: Ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.
5. Controlar: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las ordenes dadas.

o   Planificación

o   Organización

o   Dirección

o   Coordinación

o   Control

Estos son los elementos de la administración que constituyen el llamadoproceso administrativo y que son localizables en cualquier trabajo deadministración en cualquier nivel o área de actividad de la empresa.

Administrativas

Técnicas

Comerciales

Financieras

Contables

De seguridad

 Para Fayol, las funciones administrativas difieren claramente de lasotras cinco funciones esenciales. Es necesario no confundirlas con la dirección,porque dirigir es conducir la empresa, teniendo en cuenta los fines y buscandoobtener las mayores ventajas posibles de todos los recursos de que ella dispone,es asegurar la marcha de las seis funciones esenciales; la administración no essino una de las seis funciones, cuyo ritmo es asegurado por la dirección.

FORD ADOPTO TRES PRINCIPIOS BASICOS

1.Principio de intensificación: consiste en disminuir el tiempo deproducción con el empleo inmediato de los equipos y de la materia prima y la rápidacolocación del producto en el mercado.

2.Principio de la economicidad: consiste en reducir al mínimoel volumen de materia prima en transformación.

3.Principio de la productividad: consiste en aumentar la capacidad deproducción del hombre en el mismo período (productividad) mediante laespecialización y la línea de montaje.

Se caracteriza por la aceleración de la producción por medio de un trabajorítmico, coordinado y económico. Fue también uno de los primeros hombres deempresa en utilizar incentivos no salariales para sus empleados. En el área demercadeo implantó la asistencia técnica, el sistema de concesionarios y unainteligente política de precios.

Principio de excepción

Taylor adoptó un sistema de control operacional bastante simple que se basaba no en el desempeño medio sino en la verificación de las excepciones odesvío de los patrones normales; todo lo que ocurre dentro de los patrones normales no deben ocupar demasiada atención del administrador. Según esteprincipio, las decisiones más frecuentes deben reducirse a la rutina y delegadas a los subordinados, dejando los problemas más serios e importantes para los superiores; este principio es un sistema de información que presentasus datos solamente cuando los resultados, efectivamente verificados en la práctica,presentan divergencias o se distancian de los resultados previstos en algúnproblema. Se fundamenta en informes condensados y resumidos que muestran apenas los desvíos, omitiendo los hechos normales, volviéndolos comparativos y de fácil utilización y visualización.

APRECIACIÓN CRITICA DE LA TEORIA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA

La teoría de la administración científica fue duramente criticada, aunqueestas críticas no les disminuyen el mérito y el galardón. No obstante, seconsidera que en esta época existan una serie de deficiencias en cuanto a:

• La mentalidad y los prejuicios tanto de los dirigentes como de los empleados.
• Falta de conocimientos sólidos sobre asuntos administrativos.
• La precaria experiencia industrial y empresarial.

Otros Principios Implícitos de Administración Científica según Taylor

1.Estudiar el trabajo de los operarios, des componerlo en sus movimientos elementales y cronometrarlo para después de un análisis cuidadoso, eliminar o reducir los movimientos inútiles y perfeccionar y racionalizar los movimientos útiles.

2.Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deberá ser ejecutado.

3.Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con las tareasque le sean atribuidas.

4.Dar a los trabajadores instrucciones técnicas sobre el modo de trabajar, osea, entrenarlos adecuadamente.

5.Separar las funciones de planeación de las de ejecución, dándolesatribuciones precisas y delimitadas.

6.Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeación ycontrol del trabajo como en su ejecución.

7.Preparar la producción, o sea, planearla y establecer premios e incentivospara cuando fueren alcanzados los estándares establecidos, también como otrospremios e incentivos mayores para cuando los patrones fueren superados.

8.Estandarizar los utensilios, materiales, maquinaria, equipo, métodos yprocesos de trabajo a ser utilizados.

9.Dividir proporcionalmente entre la empresa, los accionistas, lostrabajadores y los consumidores las ventajas que resultan del aumento de laproducción proporcionado por la racionalización.

10.Controlar la ejecución del trabajo, para mantenerlos en niveles deseados,perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.

11.Clasificar de forma práctica y simple los equipos, procesos y materialesa ser empleados o producidos, de forma que sea fácil su manejo y uso.

Principios de eficiencia de Emerson

Buscó simplificar los métodos de estudios y de trabajo de su maestro(Taylor) , creyendo que aun perjudicando la perfección de la organización, seríamás razonable realizar menores gastos en el análisis del trabajo. Fue elhombre que popularizó la administración científica y desarrolló los primerostrabajos sobre selección y entrenamiento de los empleados. Los principios derendimiento pregonados por Emerson son:

1.Trazar un plan objetivo y bien definido, de acuerdo con los ideales.

2.Establecer el predominio del sentido común.

3.Mantener orientación y supervisión competentes.

4.Mantener disciplina.

5.Mantener honestidad en los acuerdos, o sea, justicia social en el trabajo.

6.Mantener registros precisos, inmediatos y adecuados.

7.Fijar remuneración proporcional al trabajo.

8.Fijar normas estandarizadas para las condiciones de trabajo.

9.Fijar normas estandarizadas para el trabajo.

10.Fijar normas estandarizadas para las operaciones.

11.Establecer instrucciones precisas.

12.Fijar incentivos eficientes al mayor rendimiento y a la eficiencia.

RACIONALIZACIÓN DEL TRABAJO

Como entre los diferentes métodos e instrumentos utilizados en cada trabajo hay siempre un método más rápido y un instrumento más adecuado que los demás,estos métodos e instrumentos pueden encontrarse y perfeccionarse mediante un análisis científico y depurado estudio de tiempos y movimientos, en lugar de dejarlos a criterio personal de cada operario. Ese intento de sustituir métodos empíricos y rudimentarios por los métodos científicos en todos los oficios recibió elnombre de organización racional del trabajo (ORT).

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTIFICA

Principios de la administración científica de Taylor.

Para Taylor, la gerencia adquirió nuevas atribuciones y responsabilidadesdescritas por los cuatro principios siguientes:

1.Principio de planeamiento: sustituir en el trabajo el criterioindividual del operario, la improvisación y la actuación empírico-prácticapor los métodos basados en procedimientos científicos. Sustituir laimprovisación por la ciencia, mediante la planeación del método.

2.Principio de la preparación/planeación: seleccionar científicamentea los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos paraproducir más y mejor, de acuerdo con el método planeado.

3.Principio del control: controlar el trabajo para certificar que elmismo esta siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según elplan previsto.

4.Principio de la ejecución: distribuir distinta mente las atribuciones y las responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea disciplinada.

ENFOQUE CLÁSICO DE LA ADMINISTRACIÓN

El enfoque clásico de la administración puede desdoblarse en dos orientaciones bastante diferentes:

a) De un lado, la escuela de la administración científica, desarrollada en los Estados Unidos, a partir de los trabajos de Taylor. Esa escuela era formada principalmente por ingenieros, como Frederick Winslow (1856-1915), Henry Lawrence Gantt (1.861-1931), Frank Bunker Gilbreth (1868-1924), Harrington Emerson (1853-1931) y otros.

*La preocupación básica era aumentar la productividad de la empresa mediante el aumento de la eficiencia en el nivel operacional, esto es, en el nivel de los operarios. La preocupación básica era aumentar la productividad de la empresa mediante el aumento de la eficiencia en el nivel operacional, esto es, en el nivel de los operarios.

b) De otro lado, la corriente de los anatomistas y fisiologías de la organización, desarrollada en Francia, con los trabajos pioneros de Fayol. Esa escuela estaba formada principalmente por ejecutivos de las empresas de la época. Entre ellos Henri Fayol (1841-1925), James D. Mooney, Lyndall F. Urwick (n.1891), Luther Gulick y otros.

La preocupación básica era aumentar la eficiencia de la empresa a través de la forma y disposición de los órganos componentes de la organización (departamentos) y de sus interrelaciones estructurales. De allí el énfasis en la anatomía (estructura) y en la fisiología (funcionamiento) de la organización.

ORIGEN DEL ENFOQUE CLÁSICO DE LA ADMINISTRACIÓN

La base del enfoque clásico de la administración la constituyen las teorías de Henry Fayol y Frederick Taylor. Ellos no se comunicaron entre sí, pero fueron contemporáneos. Mientras Fayol, en Francia, alimentaba la teoría clásica, Taylor, en Norteamérica, instalaba los pilares de la teoría de administración científica. Ambos buscaban incrementar la eficiencia de las empresas, si bien encararon la tarea desde perspectivas diferentes.

Fayol se concentró en la estructura de la organización. Taylor centró su atención en el proceso productivo, particularmente en el nivel operacional.

Las ideas de Taylor fueron secundadas principalmente por Harrington Emerson (1853-1931), Henry Lawrence Gantt (1861-1919), Frank Bunker Gilbreth (1868-1924), Carl Barth, Morris Cooke y Henry Ford (1863-1947).

Los empresarios industriales de Estados Unidos veían en las ideas de Taylor (conocidas como Taylorismo) su posibilidad de acrecentar el control sobre el proceso de trabajo, elevar la productividad y emplear a trabajadores no cualificados (inmigrantes sin sindicato) en tareas manuales cada vez más simplificadas, mecánicas y repetitivas.

La teoría clásica de Fayol, en tanto, se expandió por Europa y fue enriquecida por James D. Mooney, Lyndall Urwick y Luther Gulick y tardó mucho tiempo en llegar a ser conocida en EEUU, pues sus libros no fueron traducidos al inglés hasta 1949.

CAUSAS DE SU APARICIÓN

Toda invención humana es impulsada por una necesidad. En el caso de estas dos líneas de nacimiento, las circunstancias de una época tan cambiante, acelerada y desordenada como la de las décadas posteriores a la conocida Revolución Industrial hicieron imperativa la aparición de una visión nueva, más estructurada, que estuviera dispuesta a mirar hacia el futuro.